E-Commerce-Konzern / Holding
Postfach- & Accounting-Automatisierung im CEO-Office
Ausgangslage: Im CEO-Office liefen Postfach-Triage und buchhalterische Vorerfassung vollständig manuell und banden wertvolle Zeit.
Lösung: Eingehende Nachrichten werden automatisch kategorisiert und zugeordnet, buchhaltungsrelevante Dokumente per OCR vorerfasst und weitergeleitet.
Ergebnis: Weniger manuelle Sichtung, schnellere Zuordnung und ein spürbar entlastetes CEO-Office.
Ausgangssituation
Im CEO-Office einer E-Commerce-Gruppe liefen große Mengen an E-Mails und Dokumenten zusammen. Postfach-Triage und die buchhalterische Vorerfassung erfolgten manuell — ein Zeitfresser für ein Team, dessen Aufmerksamkeit an anderer Stelle gebraucht wird.
Zielsetzung
Routineschritte in Postfach und Vorbuchhaltung sollten automatisiert werden, damit weniger Zeit in die Sichtung und Zuordnung fließt — bei nachvollziehbaren, kontrollierbaren Abläufen.
Lösungsansatz
Eingehende Nachrichten werden automatisch kategorisiert und den richtigen Empfängern bzw. Vorgängen zugeordnet. Buchhaltungsrelevante Dokumente werden per OCR erschlossen, vorerfasst und weitergeleitet. Orchestriert wird das über Workflows, die die beteiligten Systeme verbinden.
Umsetzung
Die Automatisierung übernimmt die wiederkehrende Vorarbeit, während Freigaben und Entscheidungen beim Team bleiben. So bleibt der Prozess transparent und steuerbar.
Ergebnis
Die manuelle Sichtung nahm deutlich ab, Zuordnung und Vorerfassung wurden schneller, und das CEO-Office wurde spürbar entlastet.
Für wen sich das eignet
Für Führungs- und Verwaltungsbereiche mit hohem Aufkommen an E-Mails und Belegen, die wiederkehrende Vorarbeit automatisieren wollen.
Eingesetzt: Customer-Care-Automation, OCR / DocFlow, Workflow-Automatisierung